Koliko se čuva poslovna i računovodstvena dokumentacija
„Koliko dugo moram da čuvam ove papire?” — pitanje koje svaki preduzetnik pre ili kasnije postavi, obično kada se arhiva napuni. Odgovor nije „koliko ko misli”, već je propisan zakonom, i razlikuje se po vrsti dokumenta: neki se čuvaju nekoliko godina, a neki trajno. Prerano bacanje dokumentacije može vas skupo koštati u poreskoj kontroli ili sporu.
U ovom tekstu dajemo pregled rokova čuvanja knjigovodstvene i poslovne dokumentacije, u kom obliku se čuva (papir vs elektronski) i kako da arhivu držite urednom.
Zašto se dokumentacija uopšte čuva
Knjigovodstvene isprave su dokaz da je poslovni događaj nastao — bez njih, ni knjiženje ni poreski tretman nemaju osnov. Dokumentacija služi za:
- poresku kontrolu (Poreska uprava može tražiti dokaze unazad),
- reviziju i bonitet,
- sporove sa partnerima, zaposlenima ili kupcima,
- ostvarivanje prava (npr. penzijski staž zaposlenih).
Rokovi čuvanja — pregled
Rokovi se računaju po pravilu od poslednjeg dana poslovne godine na koju se dokument odnosi. Orijentacioni pregled (proverite aktuelne rokove u važećem propisu):
| Vrsta dokumentacije | Rok čuvanja |
|---|---|
| Finansijski izveštaji i godišnji izveštaji | trajno |
| Glavna knjiga i dnevnik | najmanje 10 godina |
| Pomoćne knjige i evidencije | najmanje 5 godina |
| Isprave o knjiženju (fakture, izvodi, nalozi) | najmanje 5 godina |
| Platni spiskovi / obračuni zarada | trajno (zbog staža) |
| Prodajni i kontrolni blokovi, pomoćni obrasci | najmanje 2 godine |
Posebno je važno: dokumentacija o zaradama i doprinosima čuva se trajno, jer služi zaposlenima za dokazivanje penzijskog staža i prava decenijama kasnije.
Veza sa poreskom zastarelošću
Pravo Poreske uprave da utvrdi i naplati porez zastareva u propisanom roku (po pravilu nekoliko godina, sa apsolutnom zastarelošću kasnije). Zato dokumentaciju ne smete baciti „čim prođe godina” — dok god poreska obaveza može biti predmet kontrole, dokazi moraju da postoje. Praktično pravilo: dokument čuvajte bar dok ne istekne i poreska zastarelost i zakonski rok čuvanja, koji god je duži.
Papir ili elektronski oblik
Sve više dokumentacije nastaje i čuva se elektronski:
- E-fakture se čuvaju u elektronskom obliku, u sistemu i/ili kod obveznika.
- Elektronski čuvana dokumentacija mora biti dostupna, čitljiva i nepromenljiva tokom celog roka.
- Skeniranje papira u elektronski arhiv je dozvoljeno uz uslove verodostojnosti.
Bez obzira na oblik, princip je isti: dokument mora biti pronalaziv i čitljiv sve do isteka roka.
Kako držati arhivu urednom
- Organizujte po godinama i vrstama (ulazne fakture, izlazne fakture, izvodi, zarade…).
- Ne bacajte trajnu dokumentaciju (izveštaji, zarade) — nikad.
- Vodite evidenciju o uništavanju dokumenata kojima je istekao rok.
- Bekap elektronske arhive — gubitak podataka ne oslobađa obaveze.
Kod nas se dokumentacija vodi i arhivira u sklopu knjigovodstva, tako da uvek znate šta se čuva i do kada.
Često postavljana pitanja
Mogu li sve da čuvam samo skenirano? Uz uslove (čitljivost, verodostojnost, nepromenljivost), elektronski arhiv je prihvatljiv. Za pojedina dokumenta proverite da li se traži original.
Koliko se čuvaju fakture? Isprave o knjiženju, uključujući fakture, čuvaju se najmanje 5 godina (proverite aktuelni rok). E-fakture u elektronskom obliku.
Da li paušalac mora da čuva dokumentaciju? Da — paušalac čuva KPO knjigu, izdate fakture i dokaze o prilivima, u skladu sa propisanim rokovima.
Šta ako izgubim dokumentaciju? Gubitak ne oslobađa obaveze i može otežati odbranu u kontroli. Zato je bekap i uredna arhiva ključan deo poslovanja.
Kako vam mi pomažemo
Vodimo i arhiviramo kompletnu knjigovodstvenu dokumentaciju, pratimo rokove čuvanja i čuvamo elektronske isprave uredno i dostupno. Javite nam se za vođenje knjiga i arhive.
Napomena: tekst je informativnog karaktera, ažuriran prema stanju u junu 2026. Tačne rokove čuvanja po vrsti dokumenta proverite u Zakonu o računovodstvu i poreskim propisima ili sa knjigovođom.